Brainstorming

مفاهيم عامة عن العصف الذهني

مفاهيم عامة

•الخوف من النقد يضعف أو يوقف القدرة على التفكير الإبداعي

قواعد عامة قبل اللقاء

•عرف المشاركين مسبقا بالموضوع الذي سيقومون بالتفكير به

•يجب أن يكون للمشاركين الحد الأدنى من المعلومات عن الموضوع .. فأقل من ذلك يمكن أن يجعل تفكيرهم يشط إلى جانب آخر .. وأكثر من ذلك يجعل تفكيرهم يحدد بأطر قد تكون هي سبب المشكلة

•يستحسن ألا يقل عدد المشاركين عن 6 ولا يزيد عن 12  لأن القلة تسبب الفتور والكثرة تسبب الخجل

•لا يلزم في اختيار المشاركين الخبرة الطويلة في المشكلة

•من المناسب وضع بعض المشاركين  لا تتوافر لديهم أي فكرة عن المشكلة المطروحة

•ينبغي أن تكون رتب ودرجات المشاركين متساوية إلى حد معقول

•لا تضع في جلسة العصف الذهني أشخاصا يعطون أنفسهم الأولوية في تقديم الأفكار فتحجب الثقة في أفكار الأدنى من المشاركين

•أعلم المشاركين بأن الجلسة ستكون متخصص في العصف الذهني ولذا فإن وقت الانتهاء مفتوح بقدر الأفكار المطروحة.

• تأكد بأن أعضاء المجموعة رتبوا  للبقاء في الاجتماع قدر ما يتطلب الأمر من وقت.

قواعد عامة في بدء النقاش

•ابدأ اللقاء بأهمية الفكرة المطروحة للمناقشة

•قدم أيضا عن حرص الإدارة على التعرف على  أفكار المجموعة

•أكد للمجموعة أن الأفكار المطلوبة لا يلزم منها أن تخدم مؤسسة محددة أو أفرادا محددين حتى لا تتقوقع الأفكار

•نبه المجموعة على الاختصار وعدم الدخول في تفاصيل التنفيذ أو الأسباب

•ضع كاتبا حاذقا لتسجيل ورصد الأفكار

•اجعل الجلسة يسودها جو من المتعة وخفة الظل مع إضافة الراحة والأنس بين المشاركين

•اكسر الحواجز النفسية وأزل التوتر فيما بين المشاركين

•تحتاج التهيئة للجو الإبداعي لمدة خمس دقائق على الأقل .. وعلى قائد المجموعة إدارة فترة التهيئة عن طريق طرح أسئلة تهيئ الحضور

•رتب الحضور بحيث يرى بعضهم البعض

• لا تلفت للشكليات

•لا مانع من ترك المشاركين يعبرون عن آرائهم ولو لم يرفعوا أيديهم استئذانا للحديث

•يمكن استخدام مسجل للصوت بدلا من تسجيل الأفكار كتابيا يمكن أن يكون سببا أكبر لتدفق الأفكار وعدم توقفها .

اترك وقت الجلسة مفتوحا

قواعد عامة في إدارة النقاش

•اكتب قواعد اللقاء على لوحات كبيرة في غرفة الاجتماع ونبه المشاركين عند الخروج عنها

•انقل تقديم الأفكار بين المشاركين بطريقة منوعة وعادلة

•يجب أن يكون الحوار والنقاش حر لا يسيطر عليه فرد أو مجموعة

•اجعل الجلسة يسودها جو من المتعة مع إضافة الراحة والأنس

•خفف الجدية الزائدة وأبعد الكآبة عن الجلسة

•لا تسمح بإيقاف فكرة من شخص آخر

•امنع أي نقد للأفكار أو الحكم عليها

•لا تجعل في النقاش مجالا للمزاح غير اللائق أو الاستهزاء والذي يضر بتوليد الأفكار الجديدة

•لا تسمح بوجود مراقبين للجلسة

•لا تمنع الإضافة على أفكار الآخرين بطريقة فكرة جديدة

•أعط جوا من الثقة في أفكار المجموعة و شجع كل فكرة تقدم

•رحب حتى بالأفكار الغريبة والتي يختلف مستواها ونوعها عن الهدف الأساس

•اقبل الأفكار غير المألوفة أثناء جلسة العصف الذهني ولو كانت غير ذات مغزى

•قد يكون المستبعد من الأفكار هو الجديد والإبداعي فيها  

•لا تضع عددا محددا للأفكار المطلوبة فكلما زادت الأفكار كلما زادت نسبة الأفكار الإبداعية

•لا مانع من ترك المشاركين يعبرون عن آرائهم ولو لم يرفعوا أيديهم استئذانا للحديث

•لتطوير اللقاء يمكن تدوين وترقيم الأفكار على لوحات كبيرة يراها المشاركون

•على قائد الجلسة أن يسهم في إحياء اللقاء بأفكاره الشخصية

•على قائد الجلسة أن يقدم أصحاب الأفكار من المشاركين على أفكاره

•عندما يوشك معين الأفكار أن ينضب يمكن  للقائد أن يدعو المشاركين إلى اختيار أغرب الأفكار المطروحة ويطلب منهم أن يفكروا في كيفية تحويل هذه الأفكار إلى فكرة عملية مفيدة

•يمكن لقائد المجموعة أن يقدم أفكاره كفترة تفكير وتشجيع عندما تبدأ أفكار المجموعة بالنضوب

•ينبغي ألا تكن الأفكار المطروحة بعيدة عن الدفاع عن الذوات الشخصية

•اترك الكتابة لشخص آخر وتفرغ لإدارة واللقاء والسيطرة عليه

•يمكن استخدام مسجل للصوت للسرعة وليكون سببا أكبر لتدفق الأفكار وعدم تأخرها

•اترك وقت الجلسة مفتوحا

•يمكنك الطلب من المشاركين قبل وضع الحلول إعادة الصياغة للمشكلة عن طريق وضع أسئلة

بعد جلسة العصف الذهني :

•شكر قائد المشغل للمشاركين على مساهمتهم المفيدة

•تكوين مجموعة التقييم لتقييم الأفكار ومن الأفضل أن يكونوا أعضاء مختلفين عن المجموعة الأولى

أدوار فريق التقييم ويكون عددها قليلا جدا 3 كحد أقصى

•ادمج الأفكار المتشابهة

•اربط الأفكار التي تطور بعضها ببعض وقرب بينها

•رتب الأفكار حسب الأهمية أو الواقعية في التنفيذ أو حسب التجديد فيها أو غير ذلك

•ضع الأفكار التي لا يمكن الاستفادة منها في ملف خارجي (أو ورقات مرفقة)

•ضع أسماء الفريق المشارك في توليد الأفكار في مقدمة التقرير

بعد جلسة التقييم:

•وزع نسخ من الأفكار بعد التقييم للفريق المشارك (مع الملف الخارجي المرفق) للمراجعة والإضافة والتعديل وللتنبيه على الأفكار التي يظن أنها لا تناسب وقد تكون مناسبة. وقد تكون هذه الفكرة سببا في إيجاد أفكار إبداعية جديدة.

•استلم ملاحظات المشاركين على التقرير .. ولو تم الاجتماع مع أصحاب الملاحظات للتعرف على ملاحظاتهم مباشرة فهذا أفضل.

•ضع الصياغة النهائية للتقرير

عند عدم وجود أفكار جديدة إبتكارية :

•ضع فريقا جديدا للعصف الذهني وقائدا آخرا للمجموعة للوصول إلى أفكار جديدة

•عند عدم وجود أفكار جديدة مرة أخرى :

•عدم وجود أفكار جديدة لا يعني إضاعة الوقت بل قدرة المجموعات العاملة على تنفيذ كل الأفكار الإبداعية الممكنة وعندها يمكن إعطاء الفريق العامل الثقة من الإدارة لعدم القدرة على إيجاد أفكار جديدة ممكنة.

نهى الشامي